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Les effets de la COVID-19 sur la continuité des procédures d’inscription dans les différentes professions

Irwin Glasberg, commissaire à l’équité

Lors de la progression de la pandémie de Covid-19, notre bureau s’est rendu compte que le virus avait perturbé le travail de nombreux organismes de réglementation et le parcours professionnel des demandeurs. Nous avons estimé qu’il était important de mieux comprendre les difficultés rencontrées par les organismes de réglementation durant cette période, ainsi que leurs réussites. À cette fin, nous avons distribué en novembre 2020 une enquête d’attitudes aux organismes de réglementation et aux ordres de professionnels de la santé relevant du BCE. Fait significatif, presque tous les organismes interrogés ont répondu à l’enquête (98 p. 100).

Le bulletin d’information de ce mois-ci présente un résumé des résultats de l’enquête qui, nous l’espérons, vous sera utile. Il est important de comprendre que, en cas de perturbation des pratiques d’inscription, ce sont les demandeurs qui cherchent à rejoindre une profession, un ordre professionnel ou un métier à accréditation obligatoire qui en pâtissent. C’est pourquoi notre bureau entend collaborer avec les organismes de réglementation et les autres intervenants afin de partager de manière proactive des exemples d’innovations technologiques et d’assouplissement réglementaire ayant permis aux demandeurs d’effectuer la procédure d’inscription malgré la pandémie.

Renseignements généraux

En 2020, la pandémie de Covid-19 a fortement touché les organismes de réglementation professionnelle, les ordres de professionnels de la santé et les métiers de l’Ontario (ci-après « les organismes de réglementation »). La plupart d’entre eux ont pu s’adapter rapidement pour faire face à ces problèmes inédits. Dans de nombreux cas, toutefois, les mesures prises pour faire face à la pandémie ont eu de graves conséquences sur les demandeurs. Parmi les exemples les plus courants, citons la décision d’annuler les examens de connaissances et/ou les examens cliniques administrés par des organismes de réglementation ou des tiers fournisseurs de services.

Compte tenu de l’importance de ces questions, le Bureau du commissaire à l’équité (BFC) a distribué une enquête d’attitudes à tous les organismes de réglementation en novembre 2020 afin de mieux comprendre les répercussions de la pandémie sur leurs procédures d’évaluation et d’inscription.

En outre, notre bureau a demandé comment il pourrait aider les organismes de réglementation à gérer cette nouvelle réalité. Nous pourrions, par exemple, diffuser des pratiques exemplaires sur les questions liées à la technologie, programmer des webinaires et des formations, et/ou mettre en place des communautés de praticiens.

Les résultats de l’enquête ont confirmé que le secteur dispose d’une grande capacité d’adaptation. On constate également une forte volonté d’élaborer des solutions créatives et durables pour gérer les problèmes liés à la pandémie. Les résultats ont également permis de cerner plusieurs sujets nécessitant une attention accrue et de souligner le souhait des organismes de réglementation de collaborer avec le BCE afin d’approfondir ces questions.

Vous trouverez ci-après une synthèse générale des résultats de l’enquête, ainsi que les prochaines mesures que le BCE prévoit de prendre à la lumière de ces résultats. Dans les prochaines semaines, le BCE publiera une analyse plus détaillée sur son site Web.

Synthèse des résultats de l’enquête

L’enquête comportait 16 questions organisées en trois parties : (1) la nature et l’ampleur des perturbations des pratiques d’inscription (2) les différentes mesures prises par les organismes de réglementation et (3) les enseignements tirés et les futures stratégies d’atténuation. Vous trouverez ci-dessous les points saillants des réponses.Nature et ampleur des perturbations

– Nous avons demandé aux répondants d’indiquer les étapes de leur procédure d’inscription qui ont été directement touchées par la pandémie et par les mesures prises ultérieurement par le gouvernement.

– Parmi eux, 38 p. 100 ont constaté une réduction du nombre de demandes reçues, tandis que 56 p. 100 ne l’ont pas constatée. En outre, 6 p. 100 des répondants n’ont constaté aucun changement.

– 87 p. 100 des répondants ont déclaré avoir été touchés par les mesures prises par le gouvernement pour lutter contre la propagation du virus, tandis que 13 p. 100 ont déclaré ne pas l’avoir été.

– Les activités d’inscription les plus touchées sont indiquées dans le graphique 1 ci-dessous :

Perturbations pour les fournisseurs de services tiers

– L’enquête a également interrogé les organismes de réglementation pour savoir quels ont été les effets de la pandémie sur les activités de leurs tiers fournisseurs de services.

– Parmi eux, 97 p. 100 ont confirmé qu’ils font appel à des tiers pour mener les évaluations.

– Enfin, 82 p. 100 ont constaté des perturbations dans ces activités. Le graphique 2 ci-dessous répertorie les domaines de perturbation les plus courants.

Mesures prises par les organismes de réglementation pour atténuer les perturbations
– Tous les répondants ont déclaré avoir mis en œuvre une ou plusieurs mesures pour lutter contre les effets de la pandémie.
– Les trois principales mesures prises étaient les suivantes : permettre au personnel de travailler à distance (100 p. 100); modifier les procédures de traitement des documents papier (77 p. 100); et ajuster les procédures d’acceptation des paiements ou des demandes en ligne (46 p. 100). Le graphique 3 fournit plus de détails.

Plans de retour aux niveaux d’inscription antérieurs à la COVID-19

– Parmi les répondants, 52 p. 100 ont indiqué qu’ils avaient pu revenir à un niveau de fonctionnement normal depuis le premier confinement lié à la pandémie.

– La majorité des perturbations en cours concernent des situations où les organismes de réglementation ne contrôlent pas les activités d’inscription en question, notamment l’annulation des examens effectués par des tiers auprès desquels ils avaient passé un contrat à cette fin.

– La moitié des répondants ayant subi des perturbations ont estimé qu’il leur faudra entre un mois et plus d’un an pour revenir à la normale.

Facteurs susceptibles d’accélérer ou de ralentir les efforts de relance

– Un tiers des répondants (34 p. 100) ont déclaré qu’ils se trouvaient sur la bonne voie ou qu’ils avaient tout mis en œuvre pour optimiser leurs activités.

– Parmi les facteurs et/ou les stratégies permettant de rester sur la bonne voie figurent la poursuite de la numérisation (29 p. 100) et l’ouverture des centres d’examen/la suppression des restrictions liées à la distance sociale (29 p. 100).

– Parmi les facteurs susceptibles de ralentir le retour à la normale, citons un nouveau confinement prolongé (29 p. 100), l’absence d’examens ou de stages pratiques pour les diplômés en attente (18 p. 100) et les interruptions d’Internet (5 p. 100).

Enseignements tirés et stratégies de renforcement des capacités d’adaptation

– Parmi les organismes, 53 p. 100 ont déclaré que des dispositions permettant au personnel de travailler à domicile ont été efficaces et qu’il est essentiel de disposer d’une technologie adaptée.

– En outre, 29 p. 100 ont indiqué que la souplesse, l’agilité et la créativité sont des facteurs essentiels pour pouvoir s’adapter.

– En outre, 21 p. 100 ont reconnu l’importance des plans de continuité des activités ou des mesures d’urgence dans la législation habilitante, tandis que 13 p. 100 ont indiqué qu’une communication rapide et efficace avec les demandeurs et les tiers est très importante en période d’incertitude.

– L’enquête a également interrogé les répondants sur les stratégies de renforcement des capacités d’adaptation qu’ils prévoient de mettre en œuvre à l’avenir. Les réponses sont présentées dans le graphique 4 ci-dessous.

Le rôle futur du BCE et des organismes de réglementation 

In the survey document, the OFC specifically asked regulators how and if it could play a value-added role in helping them address the implications of the Covid-19 pandemic.  A full 95 percent of respondents indicated that they would be interested in securing the OFC’s support.The majority (89 percent) also felt that the OFC could become involved in compiling a list of best practices that could be shared across the sector.  In addition, 83 percent indicated that they would participate in a stakeholder community of practice or a working group to continue identifying common pandemic-related challenges and solutions.

Based on this input, the OFC will shortly reach out to regulators to identify which of them would be interested in joining a community of practice or working group. The OFC will be partnering with ORAC in this initiative. In the interim, should anyone have any questions about next steps or the survey content in general, please feel free to contact Angelika Neuenhofen in our office at angelika.neuenhofen@ontario.ca.

Source : Bureau du Commissaire de l’équité

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